Informace o zpracování osobních údajů

Ve smyslu čl. 13 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pobytu těchto údajů (GDPR) si Vás dovolujeme informovat, že v souvislosti s Vaší registrací a činností v rámci skupiny ASW SNKRS budeme jako správce osobních údajů provádět zpracování Vašich osobních údajů. Níže se dočtete o důvodech a podmínkách zpracování osobních údajů.

Co jsou to osobní údaje a jejich zpracování?

Osobní údaje jsou informace, na jejichž základě můžete být identifikováni nebo které o Vás něco vypovídají. Zpracování osobních údajů je pak jakýkoli úkon, který se s nimi provádí, jako jejich zaznamenání, použití v rámci komunikace nebo dokumentace, jejich uchování nebo výkaz. V rámci většiny smluvních vztahů s fyzickými osobami (lidmi) je nutné zpracovávat osobní údaje, aby strany vůbec věděly, s kým jednají.

Co dělá správce osobních údajů a kdo to v tomto případě je?

Správce osobních údajů je osoba, která se rozhodla provádět určité činnosti nebo jí tyto činnosti byly uloženy zákonem, a pro jejich provedení potřebuje zpracovávat osobní údaje. V souvislosti se zpracováním osobních údajů má správce určité povinnosti a práva, které budou popsány níže. Zároveň odpovídá za to, že se se zpracovávanými osobními údaje nestane něco nemilého, jako například že se k nim dostane někdo nepovolaný.

V souvislosti s Vaší registrací a činností v rámci skupiny ASW SNKRS je správcem osobních údajů TENISKOLOGY s.r.o. IČO 196 02 740, se sídlem U Celnice 1798/17b, 692 01, Mikulov.

V rámci využívání discordové skupiny přijdete do styku také s dalšími uživateli a v rámci Marketplace může docházet k uzavírání smluv s nimi nebo s retailery. V některých případech se z těchto partnerů stanou také správci osobních údajů. Vzhledem k tomu, že je tato činnost pouze na Vás a my do ní nevstupujeme, ale za činnost jiných správců osobních údajů neodpovídáme.

Jaké osobní údaje jsou zpracovávány?

Ve zkratce se osobní údaje dělí na ty, které nám poskytnete sami, a ty, které o Vás získáme v rámci smluvního vztahu v souvislosti s jeho plněním.

Do první skupiny patří:

- jméno a příjmení,

- adresa,

- země původu,

- preferovaný způsob platby,

- údaj o bankovním účtu nebo platební kartě,

- údaje sdělené v rámci discordové skupiny.

Do druhé skupiny patří:

- údaje o platební kázni,

- údaje o aktivitě v rámci discordové skupiny.

Prý existují osobní údaje zvláštní kategorie. Zpracováváte i ty?

Osobní údaje zvláštní kategorie se týkají Vašeho zdravotního stavu, náboženství, politických názorů nebo třeba členství v odborech. Nic z toho není pro naši činnost potřeba vědět, takže tyto osobní údaje nezpracováváme. Pokud je přece jen ze své vůle v rámci discordové skupiny uvedete, je to pouze Vaše rozhodnutí, a my s nimi nad rámec uložení příspěvku jako každého jiného nebudeme nijak nakládat.

K čemu a jak zpracováváte osobní údaje?

Osobní údaje jsou nezbytné pro naše poskytování služeb. Zpracováváme je za účelem registrace a vedení uživatelského účtu, vedení wiswaitlistu, management plateb a předplatného a monitorování dění v discordové skupině a dodržování pravidel serveru. Pro doložení, že plníme své povinnosti také osobní údaje uchováváme po skončení poskytování služby, kdyby náhodou došlo ke sporu. Dále máme povinnost vést účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Osobní údaje jsou zpracovávány hlavně online a uchovávány na cloudových úložištích, která nám poskytují příslušní zpracovatelé osobních údajů. Úkony zpracování spočívají v zapisování, vyvolání, uchování a mazání osobních údajů a jejich sestavování do evidencí.

Osobní údaje nepředáváme nikomu než našim zpracovatelům osobních údajů a v případě finanční kontroly také orgánům finanční správy. Tu ale zajímá spíš to, jestli my platíme daně, než že Vy odebíráte službu.

Zmínili jste zpracovatele osobních údajů. Kdo a co to je?

Někdy je lepší využít služeb profesionálů, protože nikdo neumíme všechno. Proto pro uchování osobních údajů a některé úkony s nimi využíváme služby externích poskytovatelů, kteří to dělají za nás. V našem případě jde o webového providera, poskytovatele cloudového úložiště, platební bránu a případně externího účetního.

Zpracovatelé mají přísně zakázáno využívat zpracovávané osobní údaje pro své účely. Dělají s nimi vždy jen to, co jim ukládá smlouva s námi. Také mají povinnost zachovávat o všech osobních údajích úplnou mlčenlivost.

Když GDPR povoluje zpracování osobních údajů, určitě také stanoví kdy. Co opravňuje zpracování osobních údajů?

GDPR stanovuje takzvané tituly pro zpracování osobních údajů. Jde o právní základ, ke kterému je nutné vysledovat příslušný účel zpracování. Ten se u různých činností liší.

Pro registraci, vedení waitlistu, vedení účtu, otázky plateb a činnosti v discordové skupině se uplatní titul plnění předsmluvních opatření a plnění smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

V případě vedení účetnictví se uplatní titul plnění zákonné povinnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, protože nám to zákon přímo ukládá.

V případě uchování osobních údajů po skončení poskytování služby jde o ochranu našich oprávněných zájmů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Jistě jste slyšeli o souhlasech se zpracováním osobních údajů. Ty se ale uplatňují jen v případě, kdy bychom chtěli s osobními údaji dělat něco, co vyloženě nesouvisí s poskytovanou službou. Protože je ale veškeré prováděné zpracování nezbytné, nevyžaduje se pro něj souhlas. V obecném významu by plynul už z toho, že chcete službu pobírat.

Jak dlouho budete zpracovávat mé osobní údaje?

Osobní údaje obecně zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu. V případě Vašeho zápisu na waitlist jsou dvě možnosti. Buď dojde k uzavření smlouvy a osobní údaje se přepíší do příslušné evidence, nebo se z waitlistu odhlásíte a osobní údaje budou ihned vymazány. Pro ochranu našich oprávněných zájmů, jak bylo uvedeno výše, pak osobní údaje uchováváme po dobu 3 let od skončení poskytování služby. Pro účely vedení účetnictví pak musíme osobní údaje zpracovávat v nezbytném rozsahu po dobu 10 let od jejich zápisu do evidence.

Máte právo zpracovávat mé osobní údaje a využívat je pro účely smluvního vztahu. Jaká práva mám ale já?

GDPR dává subjektům údajů (tedy osobám, kterých se osobní údaje týkají) řadu práv, aby mohli kontrolovat, co se s jejich osobními údaje děje.

Prvním a základním právem je dozvědět se, že ke zpracování osobních údajů dochází, proč k němu dochází a jak probíhá. Toto Vaše právo naplňujeme prostřednictvím této informace. Dále máte právo na přístup ke svým osobním údajům a informacím o účelech zpracování také po celou dobu jejich zpracování.

V případě, že se v průběhu poskytování služby Vaše osobní údaje změní (například změníte jméno nebo se přestěhujete) nebo pokud zjistíte, že jsou zpracovávané osobní údaje nepřesné (třeba zapomeneme háček ve Vašem jméně), máte právo požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. V případě jejich změny Vás současně prosíme, abyste tuto změnu ohlásili nebo provedli ve svém profilu. Po skončení poskytování služby to už však není nutné.

Pokud budete mít za to, že už nemáme důvod zpracovávat Vaše osobní údaje nebo že je zpracováváme v rozporu se zákonem, máte právo požadovat, abychom zpracování osobních údajů ukončili a osobní údaje vymazali.

Máte také právo nebýt předmětem automatického rozhodování. To ale u nás neprobíhá, takže je Vaše právo naplněno vždy.

Svá práva vůči nám můžete uplatnit jednak přímo prostřednictvím discordové skupiny, jednak na e-mailu aswsnkrs@gmail.com.

Pokud nebudete spokojeni s vyřízením svého uplatněného práva nebo pokud budete mít pocit, že děláme něco nekalého, máte právo obrátit se se stížností k Úřadu pro ochranu osobních údajů, například prostřednictvím e-mailu posta@uoou.cz.

V případě jakýchkoli nejasností se na nás neváhejte obrátit. Děláme vše pro to, aby se zpracování Vašich osobních údajů minimalizovalo a aby byly vždy řádně chráněny před zneužitím.